횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법 리뷰

횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법

1> 상대방이 알기 쉽게 설명하고자 하는 내용을 정리하는 방법이 있다. 그 방법은 '텐프렙(TNPREP)'이라 한다.

Theme 주제 : 전체 주제

Number 수 : 하고싶은 이야기 수

Point 요점/결론 : 이야기를 한마디로 줄이면?

Reason 이유 : 위 결론의 근거

Example 예 : 구체적 사례

Point 요점/결론 : 위 내용 리마인드

Theme : 상대방에게 내용을 이해시키려면, 

앞으로 ~이야기를 하겠습니다 라고 알려주는 역할을 할 뇌 내 양동이를 마련해 주어야 한다.

Number : 오늘 전달하고 싶은 요점은 몇가지 인가? 라고 생각하면,

머릿속의 정보들이 요점을 중심으로 정리가 되며, 설명하는 입장에서도, 듣는 입장에서도

정보 공유를 용이하게 만들어준다.

Point :  전체 주제를 전달하고, 요점의 개수를 말했으면, 그 다음에는 각각의 요점들을 설명하기 시작하는데

이때는 결론부터 말한다. 많은 내용을 한마디로 응축하면 이런 저런 케이스로 반대의견을 받을 수 있으므로,

"결론부터 말씀드리면" 이라 먼저 깔고 들어가서, 상대방의 이해를 도우면서, 반대의견을 막는다.

Reason/example : 위 3단계를 지나면, 상대방 머릿속에 양동이가 요점 개수에 맞게 생기고, 

물이 반쯤 담긴다. 이 단계에서는 남은 부분을 구체적이고 정확한 근거와 예시를 제시해서 보충 설명한다.

Point : 위 3단계에서 설명한 내용을 다시 리마인드 시키며 설명을 끝맺는다.

2> 알기 쉬운 설명을 위해 다음 3요소를 기억한다.

1. 상대가 내 이야기와 어떤 이해관계가 있는지 짚어준다.

사람은 보통 자신에게 득이되는 이야기, 필요한 이야기가 아니면 잘 들으려 하지 않는다.

또한, 아무리 좋은 말도 상대가 들을 준비가 되어있지 않으면 소용 없다. 상대가 들을 상태인지 살펴라.

2. 이야기가 정리되어 있어야 한다.

 정리되어있지 않은 이야기는 상대에게 혼란만 준다. 

3. 쉬운말로 설명해야한다.

1. 어려운 단어를 쉽게 바꾼다. - 명사를 동사로 바꾼다. 

(ex. 대폭적인 수요 변동이 혼란을 초래했다. -> 수요가 대폭 바뀌면서 혼란이 생겼다.)

(ex. 소비자의 구매 동향을 조사한다. -> 소비자가 어떻게 물건을 사는지에 대해 알아본다.)

2. 다른 사례에 빗대어 설명한다.

(ex. 아이패드 : 커다란 아이폰)

3> 이해한다는 것이란?

도쿄대 명예교수인 하타무라 요타로의 책, <직관수학>에 이런말이 있다.

「안다는 것은 미리 머릿속에 템플릿이라는 그 사람 나름의 생각의 맥락 같은 것이 있는데, 밖에서 들어온 정보가 그것과 딱 맞아떨어지는 일」이다.

4> 상대의 입장을 고려해라

상대와 나의 스키마 (말에서 연상되는 주변정보)가 다르면 제대로 설명을 해도 상대가 잘못 이해할 수 있다.

ex. 보험회사 「사고가 나면 저희에게 맡겨주세요」

(고객 100% 과실의 사고 후) 보험회사 「아몰랑」

고객 「」

여기서 고객은, 어떤 사고든지 보험회사가 다 처리해줄거란 스키마를 갖고 있었다.

이런 문제를 방지하기 위해선, 상대방 입장에서 생각해보고 미리 상대가 착각할만한 부분을 짚어주어야 한다.

5> 상대가 이해했는지 확인하려면, 내가 한 설명을 재현해 보라고 하면 된다.

6> 애매한 표현은 오해를 낳는다. 

동사 : 잘 처리해라, 제대로 해라 등을 쓰지 말고, 구체적으로 어떻게 해야할지 알려주어라.

형용사와 부사 : 모두 숫자로 바꾼다.

ex. 다음 주에 많은 인원이 참석하는 회의가 있으니 넓은 회의실을 확보해라

->다음 주에 25면 내외의 인원이 참석하는 회의가 있으니 30명 정도가 들어갈 수 있는 회의실을 확보해라

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기껏 설명하는법에 대한 책을 읽었으니, 

이 책에서 설명하는 내용을 활용해서 이 책에 대한 제 느낌을 적어보려 합니다.

간단하게, 좋았던 점 하나/아쉬웠던 점 하나씩 두 개 정도?

제가 회사를 다니면서 겪었던 실제 업무 커뮤니케이션의 어려움이 본문에 나와 공감을 할 수 있었습니다.

타 부서와 업무를 할 때, 자기는 너무나 당연하다고 생각하는것을 상대방은 그렇게 생각안할때가 의외로 많고,

또한, 제가 알고 있는 분야를 상대방에게 설명할때, 전문내용일 경우, 정말 최대한 쉽게 설명해주지 않으면 소통이 안될때가 많은데,

책에 여러 사례중에 제가 실제 겪었던 사례도 여러가지가 나왔었습니다.

이 책의 아쉬웠던 점은, 내가 하려는 설명이 상대방에게 필요할 때 어떻게 잘 설명할지에 대해서만 다루고 있다는 점입니다.

물론, 네거티브한 상대로부터 관심을 이끌어내는 말 등에 대해서도 살짝 나와있긴 하지만, 이것은 어디까지나 감추어진 수요를 상대를 관찰하거나 해서 찾아내어 공략하는 법이지, 없던 수요를 만들어내는 방법은 아니라 보였습니다.

뭐, 책 자체가 "설명하는 법"에 대해서 설명하는것이고, 설명이란것 자체가 기본적으로 상대의 필요로, 내가 상대를 위해서 하는것이긴 하지만요.